Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Ajatusverstas Oy (Y-tunnus 2885190-7)
Rantoontie 263, 37860 Kärjenniemi
Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä: contact@avustar.fi
Emme ole nimittäneet erillistä tietosuojavastaavaa.
2. Selosteen soveltamisala ja roolijako
Tämä seloste koskee henkilötietoja, joita Ajatusverstas Oy käsittelee rekisterinpitäjänä: verkkosivuston avustar.fi käyttöä, meille lähetettyjä yhteydenottoja sekä Avustar-palvelun käyttäjätilejä.
Kun asiakasorganisaatio käyttää Avustar-palvelua ja syöttää siihen aineistoa, asiakasorganisaatio on kyseisten tietojen rekisterinpitäjä ja Ajatusverstas Oy toimii käsittelijänä. Tätä käsittelyä säätelee asiakkaan kanssa tehty tietojenkäsittelysopimus, ei tämä seloste.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Käyttäjätilit
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Tehtävä ja asema organisaatiossa
- Organisaation nimi
- Käyttäjätunnus ja käyttöoikeusrooli
- Tunnistautumiseen liittyvät tekniset tiedot
- Suostumuksiin ja kieltoihin liittyvät tiedot
Yhteydenotot
- Nimi, sähköpostiosoite, organisaatio ja viestin sisältö
Käyttö- ja lokitiedot
- IP-osoite, aikaleimat, istuntotunnisteet
- Selain- ja päätelaitetiedot (esimerkiksi käyttöjärjestelmä ja selainversio)
- Palvelussa tehtyjä toimenpiteitä koskevat tapahtumatiedot
Palvelussa syntyvä aineisto
Käyttäjän syöttämät kysymykset ja niiden pohjalta tuotetut analyysit ja muistiot voivat sisältää henkilötietoja. Tämän aineiston osalta rekisterinpitäjä on asiakasorganisaatio; Ajatusverstas Oy käsittelee sitä käsittelijänä tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti (ks. kohta 2).
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai hänen työnantajaorganisaatioltaan käyttäjätilin luomisen yhteydessä.
4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Käyttäjätilien hallinta ja palvelun tuottaminen | Sopimus tai sopimuksen valmistelu (6.1 b) |
| Yhteydenottoihin vastaaminen | Oikeutettu etu (6.1 f): asiakasviestintä ja yhteydenpito |
| Tietoturva, väärinkäytön esto ja lokitus | Oikeutettu etu (6.1 f): palvelun ja asiakasaineiston turvallisuus |
| Palvelun tekninen kehittäminen ja virheiden selvitys | Oikeutettu etu (6.1 f): palvelun toimivuuden ja laadun varmistaminen |
| Kirjanpito ja muut lakisääteiset velvoitteet | Lakisääteinen velvoite (6.1 c) |
Oikeutettuun etuun perustuva käsittely on rajattu siihen, mikä on välttämätöntä kunkin edellä yksilöidyn tarkoituksen kannalta. Sinulla on oikeus vastustaa tähän perusteeseen nojaavaa käsittelyä (ks. kohta 11).
5. Tietojen antamisen välttämättömyys
Käyttäjätiliä koskevien tietojen antaminen on edellytys palvelun käyttämiselle. Tiedot ovat välttämättömiä tunnistautumisen, käyttöoikeuksien hallinnan ja palvelun tuottamisen kannalta. Jos tietoja ei anneta tai niiden poistamista vaaditaan käyttösuhteen aikana, käyttäjätiliä ei voida ylläpitää.
6. Säilytysajat
| Tietoryhmä | Säilytysaika |
|---|---|
| Yhteydenottoviestit | 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta |
| Käyttäjätilitiedot | Sopimuksen voimassaolon ajan ja 12 kuukautta sen päättymisestä |
| Tekniset loki- ja käyttötiedot | Enintään 12 kuukautta |
| Kirjanpitoaineisto | Kirjanpitolain edellyttämät kuusi vuotta tilikauden päättymisestä |
Palvelussa syntyvän asiakasaineiston säilytysajasta määrätään tietojenkäsittelysopimuksessa.
7. Tietojen vastaanottajat ja alikäsittelijät
Emme myy emmekä luovuta henkilötietoja kolmansille markkinointitarkoituksiin.
Käytämme seuraavia alikäsittelijöitä palvelun tuottamiseen:
- Kielimallipalvelut: EU-alueella toimivat kielimallipalvelujen tarjoajat, joiden kanssa on sovittu kaupallisista sopimusehdoista
Ajantasainen ja täydellinen alikäsittelijäluettelo toimitetaan asiakkaalle tietojenkäsittelysopimuksen liitteenä. Ilmoitamme asiakkaille alikäsittelijöiden muutoksista sopimuksen mukaisesti ennen muutosten voimaantuloa.
Kielimallipalvelujen tarjoajien kanssa on sovittu, ettei palveluun syötettyä aineistoa käytetä mallien kouluttamiseen.
8. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja käsitellään EU- tai ETA-alueella. Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Tietoturva
Tiedot on suojattu pääsynhallinnalla, salatuilla yhteyksillä sekä käyttöoikeuksien rajaamisella tehtävän edellyttämään vähimmäistasoon. Asiakasorganisaatioiden tiedot on eristetty toisistaan teknisin keinoin. Käsittelytoimenpiteistä kertyy jäljitettävä lokitieto.
10. Automaattinen päätöksenteko
Avustar tuottaa tekoälyavusteisia vastauksia ammattilaisen työn tueksi. Palvelu ei tee tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettuja yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Vastauksen tarkistaa ja lopputuloksesta vastaa aina ammattilainen.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus:
- saada pääsy sinua koskeviin henkilötietoihin
- vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
- vaatia tietojen poistamista
- vaatia käsittelyn rajoittamista
- vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- peruuttaa antamasi suostumus siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen
Pyynnöt: contact@avustar.fi. Tarkistamme pyynnön esittäjän henkilöllisyyden ennen pyynnön toteuttamista.
Mikäli pyyntö koskee palvelussa syntyvää asiakasaineistoa, ohjaamme sen asiakasorganisaatiolle, joka on kyseisten tietojen rekisterinpitäjä.
12. Valvontaviranomainen
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan lainvastaista. Yhteystiedot ja ohjeet: tietosuoja.fi
13. Evästeet
Verkkosivustolla avustar.fi käytetään vain palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä. Emme käytä analytiikka- tai seurantaevästeitä.
Kirjautuneessa palvelussa käytetään istunnon ylläpitoon välttämättömiä evästeitä.
14. Muutokset tähän selosteeseen
Päivitämme selostetta palvelun ja käsittelytoimien kehittyessä. Ilmoitamme olennaisista muutoksista palvelussa tai sähköpostitse. Voimassa oleva versio on aina saatavilla osoitteessa avustar.fi.